※寄稿記事です。

分業制の結婚式場で新規成約した新郎新婦の打合せプランナー担当を決めることをアサインと言います。会場毎に違いはあると思いますが、主に打合せリーダーがアサインを行うことが多いので、打合せリーダーの采配が新郎新婦やメンバーに大きく関わることになります。そこで今回は、アサインについてコツをまとめました。毎月アサインをする時に、少しでも参考になれば幸いです。

アサインの手順と目的とは？

アサインは「まず年間計画を立てる」→「その計画に基づいて毎月のアサインを決定する」という手順で行います。

まず年間計画は、年間の施行件数/売上目標やチームの人員体制が決定したら、メンバーの過去の担当件数を参考に年間のアサイン計画を作成します。そして、毎月のアサインは初回打合せの1.5ヶ月前にアサイン割り振りを始めます。施行数と今後受注見込み数を確認し、メンバーの担当予定件数を決定します。

打合せリーダーが一番悩むのは毎月のアサインを誰に担当振りをするかを決めることではないでしょうか。新規成約はいつ、何組、どのような方が成約になるか予想が難しいので、前もって最適なアサインを決定しておくことが難しいのです。

現時点で明確なルールに基づいて行われているわけではない会場のリーダーの方は、アサインを振る際に「何を基準に決定するか」をまず明確にするところから始めていきましょう。

• 売上/顧客満足を最大化させる
• メンバーがスキルアップする
• メンバーの労働管理をする

施行担当を決める/新郎新婦の人柄に合うプランナーをアサインするということだけを目的にしてしまいがちですが、この３つを目的とすることで、主観に頼らない客観的かつ定量的なアサインが可能になります。そうすることで、チームとしてのパフォーマンスを高めることができます。

アサインのコツとは？

最適なアサインを行い、打合せチームのパフォーマンスを高める為には下記3つの手順を踏むことが重要です。

1. 全ての新郎新婦の顧客情報を確認する
2. 売上/顧客満足を最大化するために重要な施行の担当を決める
3. その他の施行の担当を決める

1．全ての新郎新婦の顧客情報を確認する

• 新郎新婦の年齢/住所/職業/成約日
• 新規見積
• 新規プランナーからの引継ぎ事項（既に衣装打合せが始まっていれば、決定した衣装とその単価/ドレススタイリストからの引継ぎ事項）

これらの顧客情報を確認し、売上アップが見込めるかどうか、イレギュラーな対応が必要かどうかなど、新郎新婦の年齢/人柄等の情報とともに、施行一覧表などにまとめます。

2．売上/顧客満足を最大化するために重要な施行の担当を決める

「全ての新郎新婦の顧客情報を確認する」で集めた情報を元に、売上/顧客満足を最大化するために重要となる施行をピックアップします。そして、

• メンバー毎のアイテム毎の受注率/単価アップの実績
• メンバー毎の顧客満足度/クレーム・コンプレ発生率

を参考にして、担当を決めていきます。単価アップを見込める施行には、アイテム毎の受注率/単価アップが最も高いプランナーを、イレギュラーな対応が必要な施行は顧客対応力の高いプランナーをアサインする、という具合です。

3．その他の施行の担当を決める

まずは、年間計画を元にメンバー毎の予定担当施行数と、メンバー毎の顧客満足度/生産性も確認します。労働時間が長い、顧客満足が低いなど課題がある場合は、担当件数を減らすなど調整します。
また、メンバーが新たなチャレンジを出来るように、担当件数を増やしたり新たな客層をアサインするなど、先ほどの目的を損なわない範囲でアサインの工夫も行っていきましょう。

アサイン決定後に行うこと

アサイン決定後に担当プランナーに伝える際に、「担当に決めた理由/注意点/チャレンジしてほしいことなどを説明・相談する」ことが非常に重要です。「打合せリーダーの役割と業務について」の記事内でも書きましたが、リーダーの役割は「メンバーをやる気にさせること」であり、担当施行を引継ぐ際に【担当にした理由を伝える→メンバーは期待されていることが分かる→メンバーのモチベーションが上がる→パフォーマンスが上がる→目標達成に近づく】をすることで結果は大きく変わってくると思います。

アサインの決定と引継ぎは面談形式で行い、

• 担当施行数と具体的担当施行を伝える
• 決定理由を伝える
• 施行毎の注意点
• チャレンジしてほしいこと

これらのポイントを必ず伝えるようにします。そうすることで、メンバーは自分のやるべきことが分かり、リーダーはメンバーの状況を確認することができるだけでなく、メンバーのモチベーションを高めることもできます。

担当施行をただ単に伝えるだけでは、メンバーのモチベーションは上がりません。メンバー1人1人が自分の役割を理解する/リーダーはメンバーの状況を把握することができる、そうすることでチームのパフォーマンスを最大化することができます。

打合せプランナーのアサインのコツまとめ

アサインのコツは、下記3点です。

• アサインの３つの基準を明確にすること（売上/顧客満足を最大化、メンバーのスキルアップ、メンバーの労働管理）
• 過去実績を元に、単価アップを見込める施行にはアイテム毎の受注率/単価アップが最も高いプランナーを、イレギュラーな対応が必要な施行は顧客対応力の高いプランナーをアサインすること
• メンバーへ担当施行を引継ぐ際には、面談形式で担当施行数と具体的担当施行/アサイン決定理由/施行毎の注意点/チャレンジしてほしいことを伝えること

アサインという業務は、個々のパフォーマンスを高め、チームの力を最大限にすることができる非常に重要な仕事です。少しでも参考にしてもらえると嬉しいです。