※寄稿記事です。

「無駄な会議が多い」ネットなどで多く目にするようになりました。ブライダルの現場でも毎週ミーティングが実施されています。しかし、結婚式や会場運営をより良くしようと始めたミーティングが、いつしかこなすだけのミーテイングになってしまっているということもあるのではないでしょうか。また、新任リーダーにとっては、ミーテイングの実施方法などは教えてもらえるものではなく、見様見真似で始めたということも多いでしょう今回は、どうすれば効果的なミーテイングができるのかということを考えてみました。少しでも皆さんの参考になれば嬉しいです。

なぜミーテイングは必要なのか？

各会場で行われているミーテイング（mtg）にはどういったものがあるでしょうか。例えば、新規/打合せmtg、施行mtg、施行の個別mtg、顧客満足度mtg、リーダーmtgなどが一般的だと思います。

では、mtgの目的とはなんでしょうか。「情報共有のため」という答えでれば、わざわざ対面で行わなくてもメールで十分な話です。むしろ、メールの方が記録に残るで便利かもしれません。対面でないと伝わり切らない細かい情報があるとなると、そもそも資料作成に課題があるでしょう。

わざわざ対面で行うmtgが必要な理由は、チームの目標・目的達成意欲を高める為だと感じています。そこの目的を失ったmtgは、「時間の無駄、メールで充分」と言われてしまいます。メールで伝えること/mtgで伝えること、まずは精査をすることが大切だと考えます。

どういったmtgが必要なのか？

チームの目標・目的達成意欲を高める為のmtgですが、精査すると下記のような種類のmtgがあるのではないかと考えています。準備するものと合わせてまとめてみました。

• mtg種類と開催頻度/所要時間

各mtgは1位時間以内に行うということと参加者がmtgに集中できる日程・時間に行うことが大切です。mtgの開催時期を毎月決めるよりは、半年分の日程を決めるなどしておくと効率的でしょう。

• 準備するもの

アジェンダ
会議で話合うことを示したものです。チームの数値目標に対する進捗状況や達成の為の改善策など情報共有と議論したい内容を明記します。これは、会議の進行役となるファシリテーターが大枠を作成することになりますが、アジェンダを作成することでチームの置かれている状況を確認することもでき、mtgの目的を明確にして臨むことができます。また、前日までに参加者へアジェンダを配信することで、参加者も準備をして臨むことができるので大切なポイントの1つです。
資料
アジェンダだけでは情報が不足する場合は別途準備します。特に、前月の振返りを行う場合は実績データなどがあれば準備しましょう。
議事録
会議後は、議論した内容を必ず記録に残して、参加者全員に配信します。会議で決めた内容を忘れてしまうということは、よくあることです。どういった話合いをしたのか、どういった結論に至ったのか、特に改善策に対して、だれが・何を・どうやって行うのかを明確に示しておくことが大切です。この議事録が、次回mtgのアジェンダ作りに役立ちます。

チームの目標・目的達成意欲を高めるためのmtg内容

mtgの目的が理解できたところで、具体的にどのようにmtgを実施すれば良いかをまとめました。今回は打合せmtgを行う場合についてです。

事前準備（3日前～1日前）

• アジェンダ作り
  具体的な内容の一例です。内容と合わせて、各項目の時間配分も考えます。
  売上目標：向こう4か月分の各月の売上目標とその進捗状況の共有（当月：当日売上の受注目標、翌月：売上目標と予測着地売上→当日売上目標の算出、4ヶ月前：2次会・前撮りの受注状況、前月の振返り（目標と実績、各アイテムの受注単価・受注率の推移、各メンバーの目標と実績）など
  施策の取組状況：売上アップ、顧客満足度アップなどの取組があれば、その進捗状況と今後の進め方を協議
  勤務時間：各メンバーの残業時間、残業時間を押さえる為の取組内容の協議
  このアジェンダは、会社/会場の方針や個人の評価目標などと連動していることも大切です。アジェンダ作りが良いmtgを行うためのポイントの1つだと考えています。
• 担当割り
  mtgでは、ファシリテーターとなるリーダーが1人で話しがちです。そうすると、メンバーは、ただ参加するだけとなってしまいます。mtg中に1人1人を巻き込むのはとても労力がかかりますので、アジェンダの中で役割分担をして仕組化することをお勧めします。事前にどのような話をするかをすり合わせる大変さはありますが、当事者意識を持ち、育成にも繋がります。特に、数値管理の部分ではリーダー候補などにお任せることでリーダー育成にも繋がります。役割の中の一つに、議事録係も設けましょう。
• アジェンダをメール配信
  参加者へアジェンダを配信します。事前に考えてきてほしいこと/準備が必要なものがあれば、別途明記します。

mtgの実施

事前準備が整っていれば、mtgは予定通りそれを行うだけですが、チームの目標・目的達成意欲を高めるためには、リーダーがどのような発言をするかが大切だと感じています。「売上をここまで伸ばしたい」「このように改善したい」といったリーダーの意志を感じるメッセージを伝えることです。「会社の方針として～」と言った言葉を使うと単なる情報共有となってしまいます。会社の方針だとしても、メンバーに伝える時には自分の言葉に置き換えて伝えること、これも大切なポイントだと感じています。

mtg後

• 議事録配信
  議事録係は、mtgの参加者とmtg内容を共有したい人（新規メンバー・サービスやキッチン・他会場のリーダー等）へ当日中に配信します。特に、今後の取組みで「誰が・何を・いつ・どこで・どうやって」という内容を残していくことが大切です。
• mtgで決めたことを後追いする
  折角決めた取組が途中で立ち消えるということはよくあることです。まずは、リーダーが率先して行う・進捗確認をするという取組の推進が必要です。

効果的なmtgを行う為のポイントまとめ

• 事前準備として、アジェンダ作り/枠割り分担を行う
• mtgでは、会社/会場の方針を、自分の言葉に置き換えて伝える
• mtgで決めたことを後追いする

この3点です。mtgは良いチームを作る為の大切な1つです。忙しい業務の合間に行うmtgだからこそ少しでも有意義な時間にしたいものです。リーダー・支配人の方に、これからリーダーを目指したい方に、少しでも参考になると嬉しいです。